Звернення може бути усним чи письмовим.
Усне звернення викладається громадянином на особистому прийомі або за допомогою телефонного зв’язку на номери, вказані у контактах Харківського РЦОЯО.
Керівництво Харківського РЦОЯО здійснює особистий прийом громадян за попереднім записом за допомогою телефонного зв’язку на номери, вказані у контактах Харківського РЦОЯО, при цьому враховується складність питання, стан здоров’я, соціальний статус громадян.
Особистий прийом громадян може бути призупинено на період дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України, та у разі оголошення воєнного стану з урахуванням безпекової ситуації.
Письмове звернення надсилається поштою або передається за адресою, вказаною у контактах Харківського РЦОЯО. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).
Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
У зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування кваліфікованого електронного підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.
Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження.
Якщо питання, порушені у зверненні, не входять до повноважень Харківського РЦОЯО, воно в термін не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.
У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою особою, воно в той же термін повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями.
Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання.
На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого цією статтею терміну.
Подання громадянином звернення, яке містить наклеп і образи, дискредитацію керівників та інших посадових осіб Харківського РЦОЯО тягне за собою відповідальність, передбачену чинним законодавством (стаття 26 Закону України «Про звернення громадян»).
